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§3.2.1 외부 문의 대응

1. 조항 개요

소프트웨어를 배포하는 기업은 제3자(고객, 오픈소스 저작권자, 연구자 등)로부터 오픈소스 라이선스 컴플라이언스에 관한 문의를 받을 수 있다. 이 문의에 제때 응답하지 못하면 저작권 침해 분쟁으로 확대될 위험이 있다. §3.2.1은 외부 문의를 접수할 수 있는 공개된 연락 수단을 마련하고, 내부적으로는 문의에 체계적으로 대응하기 위한 절차를 문서화하도록 요구한다. 이 조항은 공개 채널(입증자료 3.2.1.1)과 내부 대응 절차(입증자료 3.2.1.2) 두 가지를 모두 갖출 것을 요구한다.

2. 해야 할 활동

제3자가 오픈소스 라이선스 컴플라이언스 문의를 보낼 수 있는 공개 연락처(이메일 주소, 웹폼 등)를 제품 또는 웹사이트에 명시한다.
외부 문의 접수부터 검토·답변·종결까지의 내부 대응 절차를 문서화한다.
문의 유형별 담당자(오픈소스 프로그램 매니저, 법무 담당 등)와 에스컬레이션 경로를 절차에 포함한다.
문의 접수 및 대응 이력을 기록하고 보관한다.
정기적으로 공개 연락처 유효성과 내부 절차의 최신성을 점검한다.

3. 요구사항 및 입증자료

조항 번호	요구사항 (KO)	입증자료
§3.2.1	외부의 오픈소스 문의에 효과적으로 대응하기 위한 프로세스를 유지해야 한다. 제3자가 오픈소스 컴플라이언스 문의를 할 수 있는 수단을 공개적으로 밝혀야 한다.	3.2.1.1 제3자가 오픈소스 라이선스 컴플라이언스에 대해 문의할 수 있는 공개된 방법 3.2.1.2 제3자의 오픈소스 라이선스 컴플라이언스 문의에 대응하기 위한 내부의 문서화된 절차

영문 원문 보기

§3.2.1 Access Maintain a process to effectively respond to external open source inquiries. Publicly identify a means by which a third party can make an open source compliance inquiry.
Verification Material(s): 3.2.1.1 Publicly visible method that allows any third party to make an open source license compliance inquiry (e.g., via a published contact email address, or the OpenChain Conformance website). 3.2.1.2 An internal documented procedure for responding to third party open source license compliance inquiries.

4. 입증자료별 준수 방법 및 샘플

3.2.1.1 공개된 외부 문의 채널

준수 방법

제3자가 오픈소스 라이선스 컴플라이언스에 관한 문의를 보낼 수 있는 수단을 공개적으로 명시해야 한다. 가장 일반적인 방법은 전용 이메일 주소(예: oss@company.com)를 제품 설명서, 소프트웨어 오픈소스 고지문, 또는 회사 웹사이트에 게시하는 것이다. 이 공개 연락처 자체가 입증자료 3.2.1.1이다.

연락처는 담당자 개인 이메일이 아닌 역할 기반 주소(role-based address)를 사용하는 것이 좋다. 담당자가 변경되더라도 주소가 유지되며, 문의가 누락되지 않도록 팀 메일함으로 관리하는 것이 바람직하다. OpenChain Conformance 웹사이트에 연락처를 등록하는 방법도 활용할 수 있다.

고려사항

역할 기반 주소 사용: 개인 이메일 대신 oss@company.com과 같은 역할 기반 주소를 사용하여 담당자 변경에 대비한다.
게시 위치: 제품 매뉴얼, 오픈소스 고지문(NOTICES 파일), 회사 웹사이트 등 제3자가 쉽게 찾을 수 있는 위치에 게시한다.
응답 가능성 확인: 게시된 연락처가 실제로 수신되고 모니터링되는지 정기적으로 점검한다.
다국어 고려: 글로벌 제품의 경우 영문 연락처도 함께 제공한다.

샘플

아래는 제품 오픈소스 고지문 또는 웹사이트에 게시하는 공개 연락처 샘플이다.

오픈소스 라이선스 컴플라이언스 문의

이 소프트웨어에 포함된 오픈소스 컴포넌트의 라이선스 컴플라이언스에 관한
문의는 아래 이메일로 연락해 주십시오.

- 이메일: oss@company.com
- 응답 기간: 영업일 기준 14일 이내

Open Source License Compliance Inquiry

For inquiries regarding open source license compliance of this software,
please contact: oss@company.com

3.2.1.2 내부 외부 문의 대응 절차

준수 방법

외부 문의가 접수되었을 때 어떻게 처리할지를 정의한 내부 절차를 문서화해야 한다. 절차에는 ①문의 접수 및 분류, ②담당자 배정, ③검토 및 답변 작성, ④법무 검토 (필요 시), ⑤답변 발송, ⑥기록 보관의 단계가 포함되어야 한다. 이 절차 문서가 입증자료 3.2.1.2다.

답변 기한은 합리적인 범위에서 설정하고 절차에 명시한다. 일반적으로 14일 이내 초기 응답, 60일 이내 최종 답변을 기준으로 삼는 경우가 많다. 문의 접수·처리· 종결 이력은 사내 시스템에 기록하여 감사 시 제출할 수 있도록 보관한다.

고려사항

담당자 및 에스컬레이션: 1차 담당자(오픈소스 프로그램 매니저)와 법무 검토 에스컬레이션 경로를 절차에 명시한다.
응답 기한: 초기 응답과 최종 답변의 기한을 절차에 명시하고 준수한다.
기록 보관: 문의 내용, 검토 과정, 최종 답변을 기록하고 최소 3년간 보관한다.

샘플

아래는 외부 문의 대응 절차 개요 샘플이다.

[외부 오픈소스 문의 대응 절차]

1. 접수 및 분류 (1영업일 이내)
   - oss@company.com 수신함을 매일 확인한다.
   - 문의를 유형별로 분류한다:
     A. 오픈소스 고지문 또는 소스코드 제공 요청
     B. 라이선스 의무 준수 여부 확인 요청
     C. 저작권 침해 주장 또는 법적 경고

2. 담당자 배정 및 초기 응답 (3영업일 이내)
   - 오픈소스 프로그램 매니저가 문의를 검토하고 수신 확인 답변을 발송한다.
   - C유형(법적 경고)은 즉시 법무 담당에게 에스컬레이션한다.

3. 검토 및 답변 작성 (14영업일 이내)
   - 관련 SBOM, 라이선스 기록, 컴플라이언스 산출물을 검토한다.
   - A유형: 고지문 또는 소스코드를 확인하여 제공한다.
   - B유형: 컴플라이언스 이행 증거를 검토하여 답변한다.
   - 필요 시 법무 담당에게 답변 초안 검토를 의뢰한다.

4. 답변 발송 및 종결
   - 최종 답변을 발송하고 문의를 종결 처리한다.

5. 기록 보관
   - 문의 내용, 검토 과정, 최종 답변을 문서화하여 최소 3년간 보관한다.

5. 참고

관련 가이드: 기업 오픈소스 관리 가이드 — 3. 프로세스
관련 템플릿: 오픈소스 정책 템플릿 — §9 외부 문의 대응