오프라인 모임 준비 checklist
OpenChain Korea Workgroup 오프라인 모임 준비에 필요한 체크리스트를 정리합니다.
안녕하세요. 지난 3월 28일은 모두에게 기억에 남을 시간을 가졌습니다. 바로 3년 만에 COVID를 지나고 처음 갖는 오프라인 모임이었는데요. 너무 오랜만에 오프라인 모임을 가지면서 생각보다 장소 제공에 많은 잡다한준비가 필요하다는 것을 알게 되었습니다.
다음에 언젠가 이런 오프라인 모임을 가지게 될 텐데, 이번 경험을 떠올려 오프라인 모임 준비 체크리스트를 작성해 보았습니다.(다음 모임 주최자가 또 제가 될 수도 있잖아요..?앗, 말조심!)
모임의 준비
모임을 가지기 전에 하면 좋을 작업 목록입니다. Planning Sub-group에서 해야 할 작업도 포함됩니다.
- 모임의 일시 정하기
- 발표자 모집
- 사전 참가 신청받기 - 구글 설문 추천(얼마나 큰 장소가 필요할지 가늠, 출입 등록에 필요한 정보 수집)
- 외부인 출입 방법 확인, 필요시 사전 등록
- 외부인 주차 방법 확인
- 외부인 방문 시 전자기기 소지 가능 여부 확인
- 외부인 방문 시 사용 가능한 무선 인터넷 확인
- 참가자 명찰 제작(이름, 소속을 서로 알기 쉽게)
- 공간 안내 슬라이드 제작
- 공간 방문에 대한 안내 메일 발송
- 공간 확인 및 세팅 물품 확인 (책상, 의자, 발표자 노트북, 마이크, 음향, 빔프로젝터, 레이저포인터 등등)
- 다과, 굿즈 등 필요한 경우 예산 준비
모임 당일
모임 당일, 행사 시작 전에 해야 할 작업 목록입니다.
- 행사 안내문 설치(주변 다른 임직원에게 안내용)
- 마이크, 음향, 빔프로젝터 사용법/연결 확인
- 발표 노트북 준비
- 공간 세팅, 필요시 의자 추가
- 와이파이 안내 (프린트물 준비해서 공간에 세팅)
- 참가자 명찰 배부 공간(책상) 마련
- 필요시 다과 준비
- 필요시 회사 소개 자료 비치
- 입실 및 자리 안내
행사 종료 이후
행사 종료 이후에 해야 할 작업 목록입니다.
- 퇴실 안내(출입증 반납, 주차 정산)
- 행사 안내문 철거
- 공간 정돈
여기까지 기억에 남은 것들을 바탕으로 작업 목록을 정리해 보았는데요. 부디 이후 행사 준비에 도움이 되기를 바랍니다. 또 이후 행사에서 새롭게 배우는 점이 있다면 다시 목록을 업데이트하겠습니다.
감사합니다.